Você possui o hábito de guardar documentos e comprovantes por muito tempo?
Ou você simplesmente descarta e joga fora em seguida?
O perfil de vida das pessoas está cada vez mais imediatista, ou seja, atualmente quase tudo é descartável.
Fica até mesmo difícil imaginar que ainda haja aquelas gavetas cheias de documentos antigos e comprovantes de pagamento já amarelados pelo tempo.
Entretanto, a dúvida da maioria dos brasileiros é: posso realmente jogar tudo fora ou tenho que guardar esses papéis por mais tempo?
Se você também tem essa dúvida, leia este artigo até o final e entenda melhor por que e por quanto tempo é preciso guardar documentos e comprovantes.
Neste artigo você vai saber mais sobre:
- as consequências de guardar e descartar documentos e comprovantes;
- o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC);
- o prazo previsto pelo art. 206 do Código Civil;
- como o Código Tributário Nacional trata dos comprovantes de tributos;
- as especificidades dos prazos de arquivamento de cada tipo de documento;
- por que os documentos devem ser guardados;
- cobrança em duplicidade ou indevida;
- comprovantes de pagamento de multas;
- comprovantes de quitação de parcelas de veículo;
- a necessidade (ou não) de guardar documentos antigos do veículo (CRV);
- como organizar toda a documentação;
- sistema de pontuação da CNH;
- como entrar com recurso de multa de trânsito por excesso de pontos na CNH.
Ficou interessado em saber mais sobre cada item apontado acima?
Então acompanhe este artigo até o final e saiba por quanto tempo você precisa guardar os seus documentos e comprovantes.
Boa leitura!
Devo Guardar ou Descartar os Documentos e Comprovantes?
Sabe aquelas contas rotineiras como, por exemplo, a conta da luz, da água, da internet, do aluguel?
Pois é, se você não possui o hábito de guardar comprovante de pagamento dessas contas, é bom ir se acostumando com a ideia de mantê-los guardados.
O comprovante é, na verdade, a garantia que você tem de que efetivou o pagamento da dívida.
Por exemplo, caso o funcionário da loja em que você comprou o produto se esqueça de registrar a quitação, você terá como comprovar que pagou.
No caso de documentos como Imposto de Renda, IPTU e IPVA, o cuidado deve ser ainda maior.
Esses documentos devem ser guardados por um período maior, como explicarei mais adiante.
Como você pode perceber, simplesmente descartar os documentos e comprovantes não é a melhor ideia.
Veja, a seguir, algumas consequências desagradáveis que você pode ter se não guardar os documentos e comprovantes.
O Que Pode Acontecer se eu Não Guardar os Documentos e Comprovantes?
Uma das consequências mais comuns de você não ter em mãos uma comprovação de quitação é a cobrança em duplicidade.
Como comentei acima, é possível que o fornecedor se esqueça de registrar uma ou mais parcelas que você quitou.
Assim, uma nova cobrança pode ser emitida e, se você não estiver atento, pode acabar pagando duas vezes a mesma parcela.
Outra desvantagem de quem não guarda comprovante é o pagamento de cobranças indevidas.
Isso porque, se você não possui o hábito de guardar comprovante de pagamento, ou seja, controlar as suas contas, dificilmente você irá notar se receber um boleto com cobrança indevida.
Simplesmente irá passar despercebido e você pagará uma conta que não precisava.
Ainda mais se você possui uma grande quantidade de boletos para pagar mensalmente.
E se você possui veículo e ainda está pagando as parcelas, deve tomar cuidado redobrado com os comprovantes de pagamento das parcelas.
Devido ao alto valor das parcelas, o prejuízo será considerável em caso de alguma irregularidade na cobrança.
Caso você seja empregador, sua atenção também deve estar voltada a todo tipo de documento ou comprovante de serviços prestados.
Seja qual for o porte da sua empresa, é imprescindível adotar o hábito de registrar todos os serviços prestados por seus colaboradores e guardar cada documento e comprovante gerado.
A razão é simples: para que uma empresa cresça, ela não pode dar margem a prejuízos financeiros provenientes de desorganização administrativa.
Mas, voltando a falar sobre propriedade de veículo, confira na sequência o porquê de guardar documentos relativos aos impostos do carro.
Se eu Perder os Documentos do Veículo, Meu Nome Vai Para o SPC?
O proprietário de veículo, além de guardar os comprovantes do pagamento das parcelas, deve também tomar muito cuidado com os documentos referentes aos impostos sobre esse bem.
Para ser mais exato, esses documentos precisam ser guardados por um período de cinco anos.
Isso porque qualquer irregularidade com a quitação do tributo (o não pagamento, por exemplo) pode resultar na inscrição do nome do proprietário em dívida ativa.
De acordo com publicação no portal do , o calendário de pagamento do IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores) 2019 encerrou-se no final do mês de abril.
E alerta: quem não efetuou o pagamento até essa data terá o seu nome inscrito em dívida ativa e constará nos Serviços de Proteção ao Crédito (SPC, SERASA, entre outros).
Portanto, percebe-se a importância do cuidado que se deve ter com os documentos do veículo.
Qualquer extravio desses documentos que implique em irregularidades no pagamento pode, de fato, trazer consequências bastante desagradáveis ao proprietário de veículo.
Por isso, além de prestar atenção ao prazo para pagamento do imposto, guarde os documentos pelo tempo determinado, para que você não tenha um prejuízo maior.
Aliás, você sabe o que prevê a lei quando o assunto é guardar documentos e comprovantes?
Descubra a seguir.
Conheça os Prazos Para Guardar Documentos e Comprovantes Previstos Pelo Código Civil
O art. 206 do Código Civil prevê os diferentes prazos para guardar documentos conforme os tipos de cobrança.
Ou seja, cada tipo de documento compreende um tempo determinado para ficar arquivado.
Confira, a seguir, alguns exemplos de diferentes prazos de guarda de documentos e comprovantes.
Prazo de guarda de cinco anos:
- Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone, celular
- Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)
- Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF), juntamente com o seu DARF
- Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)
- Comprovante de pagamento de TV por assinatura
- Comprovante de pagamento de honorários profissionais liberais
- Comprovante de pagamento de mensalidades escolares
- Comprovante de pagamento de convênio médico
- Comprovante de pagamento a instituição financeira
- Extrato bancário
- Recibo de pagamento de condomínio
Prazo de guarda de três anos:
- Fatura de cartão de crédito
- Recibo de pagamento de aluguel
Prazo de guarda de um ano:
- Comprovante de hospedagem
Prazo de guarda de dois meses:
Prazo de guarda de um mês:
- Nota fiscal de serviços e produtos que não duram muito tempo
Prazo de guarda de acordo com o prazo de garantia do bem:
- Nota fiscal de compra de bem com vida útil longa
Prazo de guarda até que se faça a escritura em Cartório de Registro de Imóveis:
- Recibo do pagamento de parcelas de imóvel
Prazo de guarda até que seja entregue a carta que libera a alienação fiduciária:
- Comprovante de pagamento de consórcio
Como você pôde ver, dependendo do tipo de documento, são vários os prazos estabelecidos para deixá-los guardados.
Também, o Código Tributário trata do prazo de guarda de comprovantes.
Acompanhe na próxima seção.
Como o Código Tributário Nacional trata dos comprovantes de tributos?
Conforme prevê o Art. 173 do Código Tributário Nacional, o prazo que a Fazenda Pública tem para constituir crédito é de cinco anos.
Assim, o ideal é você guardar os comprovantes, recibos ou outros documentos que comprovem a quitação por todo esse tempo.
Eu aconselho você a organizar todos os seus comprovantes de pagamento em uma pasta (ou várias) e deixá-los guardados até que se conclua todo o prazo.
Assim, caso seja surpreendido com cobranças indevidas ou já quitadas, você poderá se defender e provar que está em dia com o pagamento.
Aliás, a organização dos documentos em geral é muito importante para evitar prejuízos de qualquer natureza.
E é sobre isso que vou falar a seguir. Acompanhe.
Como organizar toda a documentação?
A organização dos documentos e comprovantes é fundamental tanto para a pessoa que consome serviços e produtos como para quem os fornece.
Assim, não importa se você é apenas consumidor ou se é proprietário de empresa, a necessidade de organizar toda a documentação é a mesma.
Entretanto, nem sempre é fácil ser organizado com tantas atividades que o dia a dia nos exige, não é verdade?
Por isso, para auxiliar nessa tarefa, vou dar algumas dicas de como você pode fazer essa organização por meio de arquivamento.
O melhor modo para organizar todos esses papéis é o arquivamento.
Isso porque é importante, por exemplo, que o armazenamento dos recibos e comprovantes de pagamento respeitem uma ordem.
É interessante que essa ordem seja cronológica, pois, se você precisar de um documento em específico, irá encontrá-lo mais facilmente.
Ao fazer a seleção dos documentos que deseja arquivar, é importante você definir quais realmente precisam ser guardados.
Isso irá evitar o acúmulo de papéis desnecessários na pasta.
Caso você prefira fazer um arquivamento digital dos documentos, pode escaneá-los e armazená-los em uma pasta do seu computador, ou no seu drive, por exemplo.
Entretanto, é preciso tomar bastante cuidado para não descartar papéis importantes, pois alguns documentos são exigidos no seu formato físico.
Como você pôde perceber, a organização dos documentos e comprovantes é muito importante para que o consumidor evite imprevistos.
Mas, além do consumidor, os donos de empresas também precisam se organizar e arquivar corretamente todos os papéis.
Confira, na sequência, como essa organização pode ser feita.
As Empresas Também Precisam Organizar Seus Documentos e Comprovantes
Já vimos que é necessário que o consumidor tome precaução contra possíveis prejuízos gerados por não guardar corretamente os seus documentos e comprovantes.
Da mesma forma, esse cuidado também deve ser tomado pela administração de uma empresa.
Devido ao grande número de papéis que são acumulados mensalmente em uma empresa, a organização precisa ser ainda mais detalhista.
Geralmente, são vários tipos de recibos e comprovantes gerados pelas mais variadas áreas dentro de uma mesma empresa.
Imagine a confusão que se formaria se não houvesse uma organização no arquivamento desses documentos.
Certamente, o arquivamento dos papéis da empresa economiza tempo na hora de fazer uma busca por dados e informações.
Além disso, a empresa também evita prejuízos financeiros.
Por exemplo, a empresa não pode se dar ao luxo de cometer erros na hora de pagar por produtos ou serviços.
Isso poderia ser perigoso para a própria estabilidade econômica da empresa.
Entretanto, se a parte administrativa tiver um controle dos registros, dificilmente a empresa terá imprevistos financeiros.
E esse controle dos registros somente é possível quando se guarda todos os recibos, comprovantes e outros documentos.
Com esse registro, também é possível fazer um comparativo mensal ou anual dos lucros e prejuízos da empresa.
Como você vê, ser organizado com os documentos não é somente guardá-los ou arquivá-los em pastas.
É preciso fazer um acompanhamento regular desse arquivamento.
E se você é condutor, também deve cuidar dos comprovantes de pagamentos de multas.
Acompanhe os detalhes na próxima seção.
Quanto Tempo os Motoristas Precisam Guardar Comprovantes de Multas?
Se você foi multado por infração de trânsito e chegou a pagar o boleto, deve guardar o comprovante de pagamento por, no mínimo, dois anos.
As infrações de trânsito possuem 12 meses de validade desde a data da emissão da primeira multa.
Assim, caso o condutor não atinja o limite (20) de pontos na CNH até o término do período de 12 meses, esse prazo começará a contar da segunda multa em diante, e assim sucessivamente.
Falando nisso, você sabe como funciona o sistema de pontuação da CNH?
Confira a seguir.
Sistema de Pontuação da CNH
O Sistema de pontos na CNH é um dos assuntos mais polêmicos entre os motoristas brasileiros.
Existem muitas dúvidas sobre como se dá o acúmulo de pontos e quando o excesso de pontos pode gerar a suspensão do direito de dirigir.
Para que você possa entender melhor como funciona o sistema de pontuação da CNH, veja o que diz a legislação de trânsito.
De acordo com art. 259 do CTB (Código de Trânsito Brasileiro), para cada infração que o motorista cometer, são somadas diferentes quantidades de pontos à CNH:
- infração de natureza gravíssima: sete pontos na CNH;
- infração de natureza grave: cinco pontos na CNH;
- infração de natureza média: quatro pontos na CNH;
- infração de natureza leve: três pontos na CNH.
Mais adiante, no art. 261, o CTB prevê o limite máximo de pontos que o motorista pode acumular na sua carteira.
Conforme o inciso I desse artigo, se, dentro de um período de 12 meses, o condutor acumular 20 pontos ou mais na sua CNH, ele terá o seu direito de dirigir suspenso.
A suspensão, nesse caso, poderá durar de seis meses a um ano e, se o infrator repetir a infração dentro de um período de 12 meses, a CNH poderá ficar suspensa de oito meses a dois anos.
Como você viu, as consequências de exceder o limite de pontos na CNH podem ser bastante sérias, podendo até mesmo levar o condutor ficar à perda do direito de dirigir.
No entanto, se você tiver o cuidado de controlar o número de pontos que acumula na CNH no período de um ano, não será pego de surpresa com a penalidade de suspensão.
Como você já viu neste artigo, o limite máximo de pontos na CNH permitido por lei é 19.
Um número razoavelmente pequeno, tratando-se de um período de 12 meses.
Aliás, é muito mais fácil atingir o limite de pontos do que você possa imaginar.
Por isso, vale a pena guardar todos os comprovantes de multas e fazer um controle do número de pontos da sua CNH.
Assim, para tentar anular os pontos da sua CNH, é preciso entrar com recurso de multa de trânsito junto ao órgão autuador.
Conheça, a seguir, como é o processo de recurso de multa por excesso de pontos na CNH.
Como Recorrer de Multa de Trânsito Por Excesso de Pontos na CNH
Em primeiro lugar, é preciso que você saiba que a lei garante a qualquer cidadão o direito à defesa.
Assim, é possível entrar com recurso de multa de trânsito, independentemente da gravidade da infração cometida.
E, no caso de excesso de pontos na CNH, não será diferente.
Você pode dar início ao processo de defesa logo depois do recebimento da Notificação de Autuação em seu endereço.
Essa primeira etapa do processo é chamada de Defesa Prévia.
Na sua primeira defesa, você pode tentar anular o processo alegando irregularidades no documento de autuação, caso haja, é claro.
Não é incomum o órgão autuador cometer erros formais ao emitir o documento de autuação.
Dados como o nome completo do autuado, data e local do cometimento da infração, características do veículo, dentre outros, podem estar errados ou incompletos.
Reunidos os argumentos adequados, você deve elaborar a sua defesa e enviá-la ao órgão autuador dentro do prazo informado na própria notificação.
Caso a sua defesa não seja acolhida na Defesa Prévia, você ainda terá duas chances de recorrer administrativamente: em primeira e segunda instâncias.
No recurso em Primeira Instância, você deve recorrer à JARI (Junta Administrativa de Recursos de Infrações).
Nesta etapa, o recurso deve ser elaborado de forma objetiva e clara.
O prazo para envio consta na notificação assim como o endereço para onde o envio deve ser feito.
Como a comissão julgadora é diferente nesta fase do processo, as suas chances de sucesso também são renovadas.
No entanto, se seu recurso novamente não for acolhido, é preciso recorrer em Segunda Instância.
Aqui, as suas chances de sucesso são da mesma forma inéditas, pois a comissão julgadora do recurso também será diferente.
Nesta etapa, é preciso recorrer ao CETRAN (em caso de órgão estadual), ao CONTRAN (em caso de órgão da União) ou ao (em caso de órgão do DF).
O envio também deve ser feito dentro do prazo informado na notificação.
Como você viu, há três chances de você recorrer e tentar se livrar das penalidades.
Entretanto, se você não se sente seguro ou apto a elaborar recurso de forma adequada, eu recomendo a você contar com ajuda profissional.
Confira a seguir.
Como o Doutor Multas Pode Ajudar Você no Recurso de Multas?
O Doutor Multas é uma empresa de recursos de multas de trânsito que pode aumentar muito as suas chances de sucesso no recurso.
Nossa equipe de especialistas em direito de trânsito está disposta a lhe ajudar a qualquer momento.
Os serviços prestados pelo Doutor Multas são totalmente online. Portanto, conseguimos ajudar você independentemente do estado em que você mora.
Para isso, basta você entrar em contato conosco, para que façamos uma análise gratuita do seu caso.
Conclusão
Neste artigo, você ficou sabendo como é importante guardar documentos e comprovantes.
Viu que cada tipo de documento tem prazo específico para ser guardado e, também, que pode haver consequências para quem não possui o hábito de guardar documentos e comprovantes.
Ficou sabendo que donos de empresas e motoristas também precisam guardar todo tipo de comprovante de produtos ou serviços e conheceu algumas dicas de como organizar os documentos, recibos e comprovantes por meio do arquivamento.
Conheceu o sistema de pontuação da CNH e como recorrer de multas de trânsito geradas por acúmulo de pontos na carteira.
Além disso, viu que o Doutor Multas pode aumentar as suas chances de sucesso no recurso.
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Referências:
- http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172.htm
- https://contadores.contaazul.com/blog/organizar-documentos-digitais
- http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9503.htm
